FUNGSI PENENTUHAN KEBUTUHAN LOGISTIK

FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK

 PENENTUHAN KEBUTUHAN

Untuk Memenuhi Tugas Manajemen Perbekalan

Disusun Oleh :

Risma Dyar Puspita    (138314021)

PAP 13 A

PRODI PEND.ADMINISTRASI PERKANTORAN

JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

TAHUN 2015

A.    Pengertian Penentuan Kebutuhan

Penentuan kebutuhan logistik merupakan bagian kegiatan pengadaan logistik yang cukup krusial (penting) dan strategis karena kegiatan ini sangat menentukan tingkat efektifitas kerja setiap unit kerja yang ada di suatu organisasi. Penentuan kebutuhan logistik adalah segala kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian dari perencanaan dan merupakan dasar serta pedoman dalam melakukan suatu tindakan tertentu di bidang kebutuhan peralatan dan perlengkapan. Penentuan kebutuhan merupakan perincian dari fungsi perencanaan, bilamana perlu semua faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan harus diperhitungkan. Bila terjadi kesalahan dalam penentuan kebutuhan logistik akan mempengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan. Kesalahan perencanaan ini juga dapat mengakibatkan pemborosan keuangan organisasi.

B.     Fungsi Penentuan Kebutuhan

Fungsi penentuan kebutuhan adalah

1.      Menetapkan sasaran bidang perlengkapan material, berdasarkan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya;

2.      Meletakkan landasan dan atau pedoman penyelenggaraan bidang perlengkapan;

3.      Sebagai dasar pengukuran-pengukuran dalam menyelenggarakan kegiatan di bidang perlengkapan, baik dalam skala pisik, maupun dalam skala mata uang.

C.     Berbagai Faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan perlu mendapatkan perhatian antara lain:

1.      Yuridis

Pada dasarnya faktor ini meliputi tentang :

a.       Peraturan-peraturan dan ketentuan-ketentuan serta batasan-batasan terhadap keamanan, desain, penyediaan barang, pengadaan dan sebagainya.

b.      Prosedur dan persyaratan dana-dana yang digunakan.

2.      Persyaratan Proyek

Faktor ini mencakup tujuan proyek (objective) proyek dalam waktu tertentu (operasional dan administratif), kondisi lokasi (keadaan medan, tanah, cuaca,, geografis, dan demografis) serta perhubungan/transportasi (kondisi angkutan,, perhubungan darat, laut, udara serta pelabuhan).

3.      Evaluasi Sosio Ekonomi

Proses penentuan kebutuhan menurut pemikiran yang luas dan mendalam, terutama dalam hal evaluasi untuk menentukan jenis-jenis teknologi yang akan digunakan dan evaluasi pengaruhnya terhadap kehidupan sosial ekonomi masyarakat.

Dengan mempertimbangkan aspek budaya dan faktor-faktor sosio-ekonomi diharapkan akan terjadi pemilihan dan penentuan teknologi tepat guna. Artinya teknologi yang dipakai mampu mengatasi suatu problem tertentu atau beberapa problem yang dihadapi.

Pengertian teknologi tepat guna semakin lama mencakup makna yang makin luas karena tergantung faktor ekonomi, sosial dan budaya masing-masing daerah yang bersangkutan. Teknologi padat karya ialah teknologi yang menggunakan tenaga gerak yang berasal dari tenaga manusia dan sama sekali tidak atau sangat sedikit saja menggunakan alat-alat yang digerakan oleh bahan bakar. Lawannya adalah apa yang disebut teknologi padat alat. Sedangkan teknologi madya ialah teknologi yang terletak di antara kedua ekstrem tadi. Teknologi tepat guna boleh salah satu dari ketiga jenis teknologi, atau kombinasi dari dua jenis teknologi atau mungkin kombinasi dari ketiga teknologi.

4.      Evaluasi Tekno-Ekonomi

Perkiraan dan evaluasi hal-hal yang terkait dengan teknologi dan pengembangannya terhadap aspek ekonomi. Dengan mempertimbangkan faktor tekno ekonomi ini dimaksudkan agar dalam pemilihan teknologi diperhitungkan pula mengenai hal-hal sebagai berikut:

a.       Untung rugi penggunaan sesuatu barang atau alat yang di butuhkan.

b.      Pemilihan komposisi barang atau alat yang dibutuhkan.

c.       Penggantian barang atau alat atau evaluasi tentang jangka waktu penggunaan sesuatu barang.

d.      Perkembangan teknologi.

Segi tekno ekonomi ini dapat diklasifikasikan kedalam tiga golongan yaitu :

a.       Tekno ekonomi yang menyangkut komposisi peralatan.

Dalam hal ini perlu diperhatikan mengenai :

1.      Harga alat-alat

2.      Manfaat yang diperoleh dari alat-alat

3.      Tingkat kegunaan alat selama umur alat

4.      Jenis-jenis kegunaan alat

5.      Alat lain yang menjadi atau dapat menjadi substitusi alat tersebut

6.      Armada peralatan yang dimiliki lembaga-lembaga tersebut

7.      Komposisi peralatan yang tepat untuk pelaksanaan tugas yang telah ditentukan.

b.      Tekno ekonomi yang menyangkut analisis penggantian, analisis sewa-menyewa alat-alat.

Dalam hubuungan ini perlu diperhatikan mengenai :

1.      Harga beli alat atau harga sisa alat yang akan direhabilitasi

2.      Harga sisa alat pada akhir umurnya

3.      Biaya operasi tahunannya

4.      Suku bunga yang berlaku

5.      Nilai manfaat tahunan yang dapat diperoleh dari alat selama umurnya, baik terhadap yang akan dibeli,, disewa atau direhabilitasi, termasuk didalamnya memperhitungkan pula segi pertanggungjawaban teknisnya, terutama yang menyangkut segi-segi keselamatan kerja.

c.       Perkembangan Teknologi.

Perkembangan teknologi perlu terus diikuti, agar kita mengetahui peralatan mana yang dianggap paling ekonomis dan mencapai sasaran proyek lebih tepat.

Guna menentukan kebutuhan secara tepat terhadap barang-barang yang diperlukan, terdapat berbagai pertimbangan seyoogyanya perlu mendapat perhatian antara lain :

a.       Barang-barang yang nilainya atau harganya tinggi.

b.      Sulit untuk didapat atau diproduksi.

c.       Sangat tipis dalam persediaan.

d.      Sangat kritis dalam bahan-bahan dasarnya.

5.      Perkembangan Swadaya dan Swasembada

Faktor ini mengadung pengertian, bahwa kebutuhan sesuatu proyek hendaknya sejauh mungkin dapat dipenuhi sendiri tanpa tergantung pada bantuan luar. Ini berarti, bahwa suatu proyek harus sejauh mungkin ikut memanfaatkan dan mengembangkan industry dalam negeri. Pengutamaan ini bukan saja dilaksanakan dalam proses pengadaan barang, tetapi juga harus mencakup segala kegiatan dalam, pengadaan jasa dan kontruksi.

6.      Inventarisasi dan Pemeliharan

Dalam proses kegiatan inventarisasi dan pemeliharaan tercakup unsur mengenai :

a.       Data-data jumlah, nilai dan mutu.

b.      Penerapan indetifikasi, klasifikasi, standardisasi, kodefikasi dan katalogisasi.

c.       Laporan depresiasi dan efisiensi.

d.      Parameter-parameter yang digunakan.

e.       Laporan tentang inspeksi.

f.       Laporan tentang hasil penggunaan.

g.      Laporan pertukaran suku cadang.

h.      Data-data pertukaran suku cadang oleh tiap-tiap manufacture maupun supplier.

i.        Hasil-hasil pengawasan tentang persedian.

7.      Perkembangan Biaya

Perkembangan biaya memberi pengaruh kepada seluruh fungsi logistik. Proporsi anggaran tiap fungsi sebaiknya seimbang hingga pemanfaatan barang atau alat akan lebih optimum

8.      Perkembangan Industri dan Suplai

Hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian yang berkaitan dengan faktor perkembangan industri dan suplai ini yaitu :

a.       Apakah pabrik-pabrik membuat barang yang dibutuhkan itu cukup menjamin kontinuitas perbekalan suku cadanngnya.

b.      Apakah tidak perlu diadakan pre-award survey.

c.       Cara-cara mendaparkan leterangan dan wawacara dengan salesman dan pabrik, pameran dagang atau survai melalui pembelian.

9.      Perkembangan Politis

Pengertian keputusan politik mempunyai peringkat tertinggi disbanding dengan masalah teknis dan ekonomis dengan tetap memperhatikan tingkat keamanan dan keselamatan.

10.  Pertimbangan Khusus Penggunaan Alat-Alat Besar

Pada lembaga-lembaga yang banyak mempergunakan alat-alat besar dan peralatan-peralatan yang mahal harganya, masalah-masalah pembinaan alat-alat tersebut perlu mendapatkan perhatian.

Keuntungan yang dapat diperoleh dari pemilikan alat-alat besar antara lain :

a.       Fleksibilitas penggunaannya yang besar, karena umumnya alat-alat besar dapat diubah penggunaannya dengan mudah.

b.      Mobilitasnya relative tinggi, karena alat-alat besar dapat dengan mudah dipindah-pindahkan lokasinya.

c.       Dapat segera disediakan atau digunakan pada saat dibutuhkan.

Kerugian yang dapat ditimbulkan dari pemilikan alat-alat besar antara lain :

a.       Modal tertanam secara tidak efisien, terutama bila tingkat kegunaannya rendah.

b.      Risiko usaha yang harus ditanggung besar.

c.       Biaya pemeliharaan besar.

d.      Relatif sukar mengikuti perkembangan teknik alat-alat besar, karena perioode penggantian lambat.

Perlu dipertimbangkan pula apakah alat-alat tersebut memiliki sifat lain seperti :

a.        Dapat mengurangi biaya operasi.

b.      Membuka kemungkinan pelaksanaan suatu tugas tertentu, yang tidak dapat dikerjakan dengan alat yang mempunyai kegunaan umum atau sebaliknya.

c.       Dapat berlangsung dengan tingkat kegunaan.

D.    Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan akan dihasilkan antara lain :

a.       Rencana pembelian.

b.      Rencana rehabilitasi.

c.       Rencana dislokasi.

d.      Rencana sewa.

e.       Rencana pembuatan.